Viajar a trabalho exige muito mais do que reservar passagens e arrumar malas. Para empresários e executivos, cada minuto longe do escritório é precioso — e qualquer imprevisto pode impactar reuniões, negociações e até contratos.
Por isso, ter um checklist executivo bem estruturado é fundamental. Ele garante que todos os detalhes, dos documentos aos ajustes finais, sejam resolvidos com antecedência, evitando contratempos e liberando sua mente para o que realmente importa: o sucesso da sua missão corporativa.
A seguir, apresentamos um guia completo de preparação, com foco em viagens corporativas nacionais e internacionais, adaptado à rotina de empresários exigentes.
O primeiro passo de qualquer viagem é garantir que sua documentação esteja em ordem. Para viagens nacionais, um documento oficial com foto válido, como RG ou CNH, é suficiente. Já para viagens internacionais, o passaporte deve estar válido por, no mínimo, seis meses a partir da data de retorno.
Além disso, alguns destinos exigem vistos específicos, e o processo pode levar semanas. Países como Estados Unidos, China e Japão, por exemplo, exigem agendamento prévio para entrevistas.
Dica Savitá: sempre digitalize todos os documentos — passaporte, visto, RG, carteirinha de vacinação — e armazene-os em um aplicativo seguro. Isso agiliza a resolução de qualquer contratempo.
Após a pandemia, muitos países mantiveram exigências sanitárias específicas. Certificados de vacinação contra febre amarela e COVID-19 ainda podem ser solicitados, dependendo do destino.
Outro ponto indispensável é o seguro viagem corporativo. Ele não apenas é exigido por alguns países (como na Europa para o Tratado de Schengen), mas também cobre despesas médicas, extravio de bagagem e cancelamentos, protegendo você de prejuízos e atrasos.
Dica Savitá: escolha um seguro viagem que inclua assistência multilíngue e cobertura para emergências de negócios, como substituição de bilhetes de eventos.
Revisar todos os detalhes do itinerário é essencial. Verifique:
Horários e portões de embarque
Reservas de hotel e conferência de serviços inclusos
Transfers entre aeroporto, hotel e locais de reunião
Se sua viagem incluir mais de uma cidade, assegure-se de que o deslocamento entre elas esteja bem planejado. Pequenos atrasos podem comprometer reuniões estratégicas.
Dica Savitá: na nossa gestão, todos os ajustes de itinerário são monitorados em tempo real, com alertas para mudanças de voo e logística.
Em viagens corporativas, a tecnologia é uma aliada fundamental.
Certifique-se de que:
Todos os dispositivos estejam carregados
Você tenha carregadores, power banks e adaptadores de tomada compatíveis com o destino
Softwares e aplicativos necessários (apresentações, planilhas, tradutores) estejam atualizados
Dica Savitá: leve um adaptador universal de alta qualidade e teste seus dispositivos antes do embarque. Para reuniões virtuais, garanta acesso a plataformas seguras via VPN.
A mala do executivo precisa equilibrar profissionalismo e praticidade. Além de roupas alinhadas ao dress code, considere:
Um terno ou conjunto formal adicional para emergências
Roupas casuais para momentos de lazer ou deslocamentos mais longos
Kit de higiene pessoal e primeiros socorros
Cópias impressas de documentos e apresentações
Dica Savitá: sempre verifique a previsão do tempo no destino e adapte seu guarda-roupa. Isso evita gastos extras de última hora.
Antes de embarcar, alinhe sua estratégia de pagamentos.
Leve cartões internacionais habilitados
Tenha um pouco de moeda local para pequenas despesas
Ajuste limites e autorizações com seu banco para evitar bloqueios
Em alguns destinos, como feiras e eventos, pagamentos em dinheiro podem agilizar negociações menores.
Dica Savitá: nós podemos indicar casas de câmbio seguras e com tarifas corporativas mais competitivas.
Em viagens de negócios, manter a saúde é crucial para não comprometer sua agenda.
Hidrate-se constantemente
Evite alimentos de procedência duvidosa
Mantenha uma rotina mínima de sono
Também é importante adotar medidas de segurança pessoal, como evitar expor informações de viagem em redes sociais em tempo real.
Dica Savitá: incluímos orientações personalizadas de segurança de acordo com o seu destino.
Tenha clareza sobre como será sua comunicação com clientes e equipe.
Ative o roaming ou compre um chip local com internet de qualidade
Utilize ferramentas de mensagens seguras para assuntos corporativos
Defina horários para atualizações com sua equipe no Brasil
Dica Savitá: podemos providenciar planos de telefonia internacional já ativados para que você desembarque conectado.
Antes de sair, garanta que documentos importantes estejam salvos na nuvem.
Contratos, apresentações e contatos devem estar em plataformas seguras e acessíveis, mesmo se algum dispositivo for perdido ou danificado.
Dica Savitá: usamos protocolos criptografados para armazenar e compartilhar informações de viagem de forma segura.
